System M-Files to wspólna platforma zarządzania i wymiany dokumentacji w firmie. W oparciu o M-Files użytkownicy mogą nie tylko efektywnie wymieniać się dokumentami, ale również zaprowadzić porządek w dokumentacji firmy, dzięki dopasowanej pod konkretną firmę strukturze przetrzymywania i wyświetlania dokumentów. Platforma zarządzania dokumentami M-Files zwiększy efektywność pracy na dokumentach poprzez zastosowanie różnych narzędzi i funkcji.

M-Files - więcej o programie

Wyszukiwanie dokumentów i organizacja plików

Istnieje kilka możliwości wyszukiwania i odnajdywania plików w systemie. Jedną z nich jest wyszukiwarka dokumentów, odnajdująca wpisany tekst. Szybkością działania przypomina wyszukiwarkę Google i pozwala znaleźć dużą ilość plików, przeszukując po właściwościach pliku (np. nazwa klienta, do którego skierowana jest oferta), bądź po ich tekstowej zawartości. Organizacja plików różni się od tej znanej z systemu Windows. W systemie M-Files te same pliki mogą być odnajdywane w różnych lokalizacjach. Każdy użytkownik może definiować własny sposób segregowania plików w strukturze przypinającej foldery.

Porównanie wersji pliku

(Integracja z Windows Explorer)

Spośród wielu rzeczy, które wyróżniają program M-Files, jedną z najbardziej użytecznych jest interfejs oparty o Windows Explorer. M-Filer integruje się z z popularną przeglądarką plików systemu Windows tak dalece, że jest widoczny wewnątrz okna tego programu. Po zainstalowaniu program M-Files dostępny jest jako dysk „M”, obok standardowych dysków systemowych. Sposób działania M-Files jest bardzo podobny do tego jaki charakteryzuje codzienna praca w środowisku Windows Explorer. Dzięki temu M-Files jest intuicyjny, a czas potrzebny na szkolenie użytkownika programu relatywnie krótki. Wszystkie funkcje dostępne w Windows Explorer tak samo działają w M-Files. Np.: użytkownik może używać komend w rodzaju „ctrl+c”, „ctrl+v”, itp.

Obieg dokumentów – przepływy pracy

W oparciu o pliki w M-Files można tworzyć wieloetapowy przepływ pracy – workflow. Można np. stworzyć obieg dokumentów wymagający od poszczególnych użytkowników dokonania zmian w pliku czy zatwierdzenia go. System może przy tym wysyłać szczegółowe informacje poszczególnym użytkownikom. Można w ten sposób zbudować system zatwierdzania projektu, księgowania faktur itp.

Historia zmian każdego pliku

Każdy plik posiada historię swoich zmian. Można przywrócić każdą zapisaną wersję pliku jako aktualną. W historii przetrzymywane są informacje odnośnie każdej modyfikacji, nie tylko zawartości, ale także np. oznaczenia pliku w przepływie pracy. Przy współpracy z aplikacją Word można również porównywać zawartość poszczególnych wersji pliku. To rozwiązanie pozwala przywrócić każdą zapisaną na serwerze wersję pliku w prosty sposób. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy na nazwę pliku i wybrać Historia. Z okna historii wskazujemy dowolną wersję pliku i wybieramy „Przywróć”.

Platforma systemowa M-Files umożliwia integracje z dowolnym oprogramowaniem biznesowym. System posiada połączenia do najchętniej użytkowych programów biurowych i do systemów zarządzania firmą np.: Microsoft Office, Microsoft Outlook, integracja z popularnymi systemami księgowymi, Microsoft Dynamics CRM i Salesforce, SAP, współpraca z AutoCAD i Alibre Design, współpraca z DWG TrueView.